Cómo StackAI triplicó la adopción en sus equipos automatizando el onboarding enterprise

El reto

StackAI vende a grandes empresas, y dentro de cada una el producto tiene que llegar a un equipo tras otro: operaciones, finanzas, soporte, datos. Cada nuevo equipo suponía otro onboarding hecho a mano: una llamada de arranque, un recorrido guiado y otra ronda de "¿cómo conectaba mis datos?"

Funcionaba, pero no escalaba. Solo se pueden hacer unas cuantas sesiones de onboarding por semana, y la adopción se estancaba en todos los equipos que seguían esperando la suya.

El resultado: despliegues lentos dentro de las cuentas y un equipo de StackAI que dedicaba su tiempo a hacer onboarding en lugar de a construir.

Antes vs. después

Antes de Karumi

• Onboarding manual, un equipo cada vez

• Sesiones limitadas por semana

• La adopción se estanca allí donde el onboarding se retrasa

• Gran carga de trabajo para el equipo de StackAI

Después de Karumi

• Onboarding bajo demanda: cualquier equipo, en cualquier momento

• 40+ equipos incorporados en el primer trimestre

• 3x de uso activo semanal en los equipos incorporados

• Sin ampliar la plantilla

La solución

StackAI desplegó un agente de onboarding de Karumi. En lugar de esperar a una sesión programada, cualquier equipo puede iniciar un onboarding guiado en directo dentro del producto real de StackAI:

• Unirse a una llamada en segundos

• Recibir un recorrido en directo por su propio espacio de trabajo

• Hacer preguntas con naturalidad por voz o chat

• Configurar y lanzar su primer agente durante la sesión

Piensa en ello como una sesión de onboarding que funciona sola, para cada equipo, al mismo tiempo.

Entre bastidores:

• El agente está entrenado con el producto, la documentación y los flujos de configuración de StackAI

• Toma el control del navegador y navega por el producto real como lo haría una persona

• Se adapta al caso de uso y a las preguntas de cada equipo

• Detecta dónde se atascan los equipos y se lo comunica a StackAI

Pensado para el caso de uso de cada equipo

Un equipo de finanzas y uno de soporte no se incorporan de la misma manera. El agente se adapta al punto en el que está cada uno: lo guía por sus propios datos y por la configuración que importa para su flujo de trabajo, no por un recorrido genérico.

• Guía a cada equipo por su caso de uso real

• Responde a las preguntas concretas de ese equipo

• Lo lleva a tener un agente funcionando antes de que termine la sesión

El resultado: un onboarding que no se limita a mostrar el producto, sino que consigue que cada equipo lo use.

Escalado a equipos y cuentas

Lo que empezó como el onboarding de un solo equipo se amplió rápidamente. Hoy el agente gestiona el onboarding en 8 cuentas enterprise, para equipos de distintas áreas e idiomas, y ofrece a todos el mismo arranque guiado.

Por qué funcionó

• Eliminó el cuello de botella: el onboarding ya no depende de la agenda de nadie

• Estandarizó la primera experiencia: todos los equipos reciben la misma configuración clara y guiada

• Impulsó la adopción: los equipos llegan antes a su primer agente funcional, así que se quedan

El impacto

Los equipos incorporados alcanzan 3x más uso activo semanal que los que se las arreglan por su cuenta, lo que impulsa directamente la adopción en cada cuenta.

En el primer trimestre, el agente incorporó a 40+ equipos en 8 cuentas sin ampliar la plantilla de StackAI, reduciendo un 85 % el tiempo de onboarding manual.

Y el efecto se acumula:

• Aprende de cada sesión para mejorar la siguiente

• Detecta dónde se atascan los equipos una y otra vez

• Perfecciona continuamente su forma de hacer onboarding

La perspectiva del cliente

"En enterprise, lo difícil es conseguir que los equipos usen de verdad el producto. Karumi nos permitió incorporar a muchos más sin sumar personas."

Toni Rosiñol · Cofundador y CEO @ StackAI

Conclusión

StackAI convirtió el onboarding, que era un cuello de botella, en un motor de adopción predecible y escalable dentro de cada cuenta enterprise.

Da el siguiente paso

¿Quieres que cada equipo se incorpore automáticamente? Mira Karumi en acción.